Stempelcultuur: telewerken staat voor een nieuw obstakel te midden van het coronavirus

Nu steeds meer bedrijven telewerken aannemen te midden van de verspreiding van het nieuwe coronavirus, moeten sommige werknemers nog steeds naar kantoren gaan om officiële stempels op documenten aan te brengen - een gebruik dat exclusief is voor de Japanse bedrijfscultuur.

'Ik kom wekelijks op kantoor om documenten te verzegelen. Het is tijdverspilling ”, klaagde een vrouw die voor een grote fabrikant in Tokio werkte.

Terwijl het bedrijf begin maart afstandswerk introduceerde, moet de 40-jarige vrouw een of twee keer per week op kantoor komen en een treinreis van 30 minuten maken om de stempels van haar meerdere op haar aanvraagformulieren te krijgen. inschrijving voor onkosten.

Uiteraard komt uw baas ook het kantoor binnen om deze en andere documenten het keurmerk te geven. Over het algemeen werkt de leidinggevende drie tot vier dagen per week op kantoor.

Hoewel de vrouw aanvraagformulieren technisch op haar computer kan invullen, moeten arbeiders ze afdrukken, verzegelen en verzenden. Elk document moet worden afgestempeld door vijf personen, waaronder zij, haar baas en een accountant.

Enkele positieve aspecten van telewerken zijn onder meer dat u niet met een volle trein hoeft te reizen en minder van en naar haar kantoor hoeft te reizen. Maar ze beschouwt de officiële zeehondencultuur als tijdverspilling en zegt: “Telewerken wil het risico op besmetting (met het nieuwe coronavirus) verminderen. Ik hoop dat deze verouderde gebruiken worden verwijderd ”.

Hetzelfde probleem werd aan de orde gesteld tijdens een vergadering die begin maart werd gehouden door een groep bedrijven in de metropoolregio Tokio die werken op afstand bevordert.

Ai Hamamoto, een PR-medewerker bij Venture Republic, exploitant van een in Tokio gevestigde reisvergelijkingswebsite, zei dat ze ook minstens één keer per week op haar kantoor moet komen.

“We moeten het kantoor betreden wanneer we het zegel van de vertegenwoordiger van het bedrijf moeten krijgen op documenten zoals contracten. Hoewel we met sommige klanten elektronische contracten kunnen sluiten, zijn er nog steeds enkele grote bedrijven en lokale overheden die contracten op papier nodig hebben, ”vertelde ze aan Mainichi Shimbun.

Tijdens de bijeenkomst werd een voorbeeld gepresenteerd van een bedrijf dat 70% van zijn contracten heeft gedigitaliseerd, waardoor het gebruik van postzegels zoveel mogelijk werd beperkt. Mofmof, een softwareontwikkelingsbedrijf gevestigd in Tokio, maakt sinds 2015 gebruik van de elektronische contractdienst "Cloudsign". Gebruikers van het systeem zetten hun contracten om in pdf-formaten en communiceren per e-mail met hun klanten.

“Het kost gemiddeld 20 uur om elke maand tientallen sets contractdocumenten op te stellen. Hoewel we nog steeds papieren contracten hebben, heeft de voortgang van elektronische contracten het probleem van het sealen en printen bespaard, wat vijf tot tien uur heeft bespaard ”, zegt Anna Takanashi, een mofmof public relations-functionaris. "Sommigen in ons bedrijf zeggen dat we commissies moeten innen van klanten die papieren contracten nodig hebben."

Volgens een in maart gehouden enquête onder 111 telewerkers door Paperlogic Co., een in Tokio gevestigd bedrijf dat systemen biedt om boeken en contracten te scannen, was de meest voorkomende uitdaging bij werken op afstand "communicatieproblemen" met anderen ”. gevolgd door "stempelen".

Uit een vragenlijst van november 2019, gericht aan 111 kantoormedewerkers die postzegels gebruiken bij alle transacties en overeenkomsten, bleek ook dat ongeveer 70% van de respondenten het gebruik van postzegels als "belastend" beschouwde. Sommigen steunden de postzegels en zeiden dat ze "waardigheid vertegenwoordigen", maar de helft van de geïnterviewden wilde overschakelen op elektronische contracten, onder vermelding van redenen zoals de verminderde rol van postzegels als validatiemiddel.

Juridisch gezien kunnen veel bedrijfsdocumenten nu worden gescand in overeenstemming met de wet voor de bewaring van elektronische boeken en documenten die in 1998 is toegepast en de zogenaamde wet inzake elektronische documenten die in 2005 is ingevoerd, die de bewaring op computers mogelijk maakt van documenten die volgens de wet moeten worden bewaard. . Deze wetten hebben betrekking op ongeveer 90% van de bedrijfsdocumenten die moeten worden bewaard, zoals contracten en zakelijke rapporten.

Volgens Hiroshi Tajima, de marketingfunctionaris van Paperlogic, stond de wetgeving veel documenten toe het elektronische handtekeningensysteem te gebruiken. In de vastgoedsector heeft de digitalisering niet alleen de arbeidsefficiëntie verhoogd, maar ook de kosten van het aanbrengen van postzegels op papieren documenten verlaagd.

“Zelfs als een bedrijf probeert de digitalisering te bevorderen, wordt het geconfronteerd met obstakels wanneer zijn zakenpartners geen begrip tonen. We hopen dat telewerken meer bekendheid zal geven aan de voordelen van digitalisering, ”aldus Tajima.

Bron: Mainichi // Afbeelding credits: Getty Images

0 0 stemmen
Artikelbeoordeling
INSCHRIJVEN
Melden van
gast

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Ontdek hoe uw feedbackgegevens worden verwerkt.

0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties